Charte des données personnelles

Chez ComptaPlace, on tient à respecter votre vie privée !

La protection et la confidentialité de vos données à caractère personnel, pour nous, c’est primordial ! Vos données à caractère personnel seront traitées comme étant strictement confidentielles et pour les seuls besoins de nos services à moins que vous n’en décidiez autrement.

Notre engagement
- Nous sommes respectueux de votre vie privée et de vos choix, c’est pour cela que les communications que vous recevez de notre part peuvent faire l’objet d’un arrêt à tout moment. 
- Nous sommes respectueux de vos droits en tant qu’Utilisateur, c’est pour cela que nous mettons tout en œuvre pour que vous puissiez les exercer et ainsi satisfaire au mieux vos demandes. 
- Lorsque que nous devons utiliser des prestataires externes pour certaines de nos missions, nous les sélectionnons rigoureusement et veillons à ce qu’ils soient également engagés en matière de protection des données à caractère personnel. 

Cette Politique est complétée par :
- Nos mentions légales : https://www.comptaplace.fr/mentions-legales
- Nos CGU : https://www.comptaplace.fr/conditions-generales-dutilisation
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Donnée(s) à caractère personnel : Désigne toute information se rapportant à une personne physique ou morale identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique ou morale identifiable » une personne physique ou morale qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant enligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
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La loi informatique et liberté : Désigne la Loi Informatique et Libertés loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018 qui a modifié la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Politique : Désigne la présente politique en matière de Protection des Données à caractère personnel ;

Responsable de traitement : Aux termes de l’article 4.7 du RGPD, désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités  et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ;

RGPD : Désigne le Règlement(UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016,relatif à la protection des personnes physiques à l'égard dutraitement des données à caractère personnel et à la librecirculation de ces données.

Services : Ensemble des prestations mises à disposition de l'Utilisateur par la Société et accessibles notamment via le Site ;

Site : Le site internet de ComptaPlace permettant à l'Utilisateur d'avoir accès aux Services, à savoir : https://www.comptaplace.fr/.

Sous-Traitant : Désigne,aux termes de l’article 4.8 du RGPD, la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement ;

Traitement(s) : Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la  communication par transmission, la  diffusion ou  toute  autre forme  de  mise  à  disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;

Utilisateur : Désigne toute personne physique ou morale accédant au Site.
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Les Données à caractère personnel sont collectées par ComptaPlace, société par actions simplifiée au capital de 10.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 903 805 026 et dont le siège social est situé au 60, rue François 1er – 75008 Paris, la« Société ».

Nous sommes soucieux de la protection des Données à caractère personnel qui nous sont confiées. Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection de vos Données à caractère personnel en conformité avec le RGPD ‘Règlement Général sur la Protection des Données’ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la Loi Informatique et Libertés loin° 2018-493 du 20 juin 2018,promulguée le 21 juin 2018 qui a modifié la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.  

Pour toute information sur la protection des Données à caractère personnel, vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr. 
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Enapplication de la Loi Informatique et Liberté Loi 78-17 du 6 janvier1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection desDonnées, vous avez en tant quUtilisateur la faculté d’exercerles droits suivants : 
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‍Droit d’accès : à ce titre, vous pouvez avoir la confirmation que vos Données personnelles sont ou ne sont pas traitées par l’entreprise et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos Données et des informations vous concernant conformément aux dispositions de l’article 15 du RGPD.
‍Un droit de rectification : vous pouvez nous demander que vos Données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques.
‍Un droit d’opposition : vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par ComptaPlace, sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement.
‍Un droit à l’effacement de vos Données : vous pouvez demander l’effacement de vos Données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation. Le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général. Il ne pourra y être fait droit que si vos Données ne sont plus nécessaires, si vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé le traitement, si vous vous opposez au traitement de vos Données, si le traitement est illicite ou pour respecter une obligation légale à laquelle le Responsable de traitement est soumis.
‍Un droit à la limitation du traitement de vos Données : vous avez la possibilité d’obtenir de ComptaPlace la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel. Dans ce cas, vos Données seront conservées mais ne pourront plus être utilisées sauf sous certaines conditions. Ce droit vient compléter le droit à la rectification et le droit d’opposition au traitement de vos Données.
‍Un droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel : vous avez le droit d’obtenir de ComptaPlace une copie des Données que vous aurez fournies et que vous souhaitez transférer, à votre guise, à une autre plateforme. Nous attirons votre attention sur le fait que ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou contractuelles. Ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
‍Droit de définir le sort des Données à caractère personnel : vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données personnelles après votre décès. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre. En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes des héritiers telles que limitativement énoncées par les dispositions applicables de la Loi Informatique et Libertés. 

Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre courrier à ComptaPlace(DPO) 60, rue François 1er – 75008 Paris ou par mail à dpo@legalplace-compta.fr.

Si vous estimez, après nous avoir contacté, que l’un de vos droits n’est pas respecté par la Société, vous avez la possibilité d’introduire une action auprès de la Cnil via son site internet :www.cnil.frou par courrier à l’adresse : 3, place de Fontenoy - 75007 Paris. 
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La communication de vos Données à caractère personnel est dans la plupart des cas délibérée. Du fait de nos obligations, nous sommes tenus de vérifier l’exactitude de certaines de vos Données à caractère personnel, nous pourrons, dans ce cas, vous solliciter. 

4.1. Comment collectons-nous vos Données à caractère personnel ?
Pour délivrer nos Services, nous collectons des Données à caractère personnel vous concernant. La collecte de vos Données à caractère personnel peut s’effectuer :  - Depuis le Site ; 
- Via votre espace client ; 
- Par courrier qu’il soit au format électronique ou papier ;
- Par l’utilisation des Services ; 
- Lors de votre paiement en ligne d’un Service ; 
- Lors de la prise de rendez-vous avec l’un de nos collaborateurs via nos outils en ligne ;
- Via l’application LegalPlace Pro ;
- Lors d’une demande de renseignement, d’un échange téléphonique ou d’une prise de contact avec l’un de nos collaborateurs ; 
- Lors de votre participation à des événements organisés par la Société (salon, Webinar, enquête de satisfaction…)

Sur les formulaires de collecte de Données à caractère personnel sur le Site, vous êtes informé du caractère obligatoire ou non de la collecte de vos Données à caractère personnel. En cas de non-fourniture d’un champ de données obligatoire, nous ne pourrons malheureusement pas accomplir le Service et respecter nos engagements.
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4.2. Les Données à caractère personnel collectées concernant les personnes physiques
Selon le Service sélectionné, nous sommes susceptibles de collecter les informations suivantes :  Civilité, nom(s), prénom(s),adresse électronique, numéro de téléphone mobile, adresse du domicile, date de naissance, fonctions exercées, niveau de formation/derniers diplômes obtenus, les informations techniques liées à la navigation  IP, nationalité, tout type de document juridique ou avantage afférent à la personne physique utilisé dans le cadre du Service sélectionné et toute autre Donnée à caractère personnel qui semble nécessaire à l’Utilisateur et à la Société dans le cadre de la gestion dudit contrat/document et de son suivi

4.3. Les Données à caractèr personnel collectées concernant les personnes morales
- Nom, prénom, qualité, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone mobile du représentant légal de la personne morale ; 
- Dénomination sociale, SIREN, IBAN, effectif, secteur d’activité, convention collective, les données liées à votre satisfaction, les informations techniques liées à la navigation (ex : adresse IP), les données liées à vos échanges avec nos services et toute autre donnée qui semble nécessaire dans le cadre de la gestion et le suivi de votre compte client.

4.4. Les finalités pour lesquelles nous collectons les Données à caractère personnel
Nous traitons vos Données à caractère personnel afin de vous apporter la réponse la plus adaptée à vos besoins. Dans le cadre de l’utilisation des Services, nous sommes amenés à traiter vos Données à caractère personnel pour les finalités et selon les bases légales indiquées ci-après :

Nous utilisons vos coordonnées afin de vous adresser des publicités ciblées notamment par courriel, sms et via les réseaux sociaux, le cas échéant. Dans ce cas, nous nous engageons à respecter les règles dictées par la Directive 2002/58/CE du 12juillet 2002. En tant qu’Utilisateur, vous êtes informé que vous avez toujours le moyen de vous désabonner des communications reçues en utilisant les options de type STOP SMS ou lien de désabonnement présents sur chacune de nos communications.

Toutefois, il existe une exception à cette règle. Si vous êtes déjà client de ComptaPlace, nous pouvons vous adresser des offres promotionnelles sur des produits similaires à ceux que l’Utilisateur a l’habitude de commander auprès de la Société sans aucun consentement préalable de votre part.
En tout état de cause, vous avez la possibilité de vous opposer à la réception de ces sollicitations en effectuant les actions suivantes:
- Pour le sms, en envoyant un stop SMS au numéro indiqué dans celui-ci ;
- En contactant le service client ;
- En adressant un mail à l’adresse : dpo@legalplace-compta.fr.

Nous avons la possibilité de vous contacter, par téléphone, pour vous proposer des offres sur des produits ou services ComptaPlace. Si vous ne souhaitez pas être sollicité, sachez que vous avez la possibilité de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique accessible sur le site www.bloctel.gouv.fr ou d’exercer votre droit d’opposition auprès de votre contact enligne ou en adressant un mail à l’adresse :dpo@legalplace-compta.fr.

Selon le cas de figure, nous avons défini des durées de conservation distinctes. Nous faisons en sorte que les durées de conservation soient pertinentes et respectent les délais légaux.
Pour établir la durée de conservation des Données à caractère personnel, la Société applique les critères suivants :
- Les Données à caractère personnel de prospect : sont conservées trente-six (36) mois. Le point de départ de la durée de conservation est le dernier échange que vous avez eu avec l’un de nos services
- Les Données à caractère personnel du client : sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et puis soixante (60) mois au terme de cette dernière.
- Les Données à caractère personnel liées au suivi de la qualité des Services et la formation des collaborateurs notamment lors des enregistrements des appels téléphoniques entrants : sont conservées pour une durée de six (6) mois à partir de la date d’enregistrement.
- Les Données à caractère personnel des candidats : sont conservées vingt-quatre (24) mois si le candidat a consenti à la conservation de sa candidature. Vous pouvez, à tout moment, demander la suppression de vos informations.
- Prévention et lutte contre les fraudes documentaires : les données collectées dans le cadre de la lutte contre la fraude documentaire des clients n’ayant pas respecté les stipulations de l’article « sincérité des relations » de nos CGV sont inscrites dans un registre dédié et seront conservées conformément à la politique interne de la Société.

Nous sommes susceptibles de conserver certaines données au-delà des délais annoncés ci-dessus afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires (ex : 10 ans pour les données comptables).
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Entant qu’’Utilisateur, vous êtes informé que nous sommes susceptibles de conserver des Données à caractère personnel afin de réaliser des statistiques concernant nos Utilisateurs. Dans ce cas, les données seront anonymisées et ne pourront faire l’objet d’aucune reconstitution

Pour répondre à ses obligations légales, nous mettons en œuvre des dispositifs de surveillance destinés à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et permettre l’application de sanctions.
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TRACFIN, l’autorité de contrôle ainsi que l’autorité de sanctions peuvent être destinataires d’informations, y compris les Données à caractère personnel, à cette fin.

Les Données à caractère personnel traitées pour la lutte contre le blanchissement d’argent et la lutte contre le terrorisme ainsi que toutes les données relatives aux opérations réalisées par les personnes sont conservées cinq(5) ans à compter de clôture de la fin de la relation avec vous.

Conformément au Code monétaire et financier, le droit d’accès à ces Données à caractère personnel s’exerce auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (voir cnil.fr).

Afin de limiter toute prise en charge non justifiée et lutter contre la fraude, vous êtes informé que certaines de vos Données à caractère personnel peuvent être utilisées dans ce cadre. En outre, vous êtes informés du fait que nous mettons en œuvre un dispositif ayant pour finalité la lutte contre la fraude pouvant, notamment, conduire à l’inscription sur une liste de personnes présentant un risque de fraude.
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Les données traitées pour la lutte contre la fraude sont conservées cinq(5) ans maximum à compter de la clôture du dossier de fraude. En cas de procédure judiciaire, les données seront conservées jusqu’à la fin de la procédure et expiration des prescriptions applicables.
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Les personnes inscrites sur une liste de fraudeurs présumés seront désinscrites passé le délai de cinq (5) ans à compter l’inscription sur cette liste.
Conformément au Code monétaire et financier, le droit d’accès à ces données s’exerce auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (voircnil.fr).

Afin d'assurer la sécurité de vos paiements, nous utilisons les services de quatre prestataires dénommés GoCardless et Stripe. Ils garantissent un traitement sécurisé de toutes les données sensibles telles que les données bancaires et l’identité des Utilisateurs, en conformité avec les directives et normes : DSP2,RGPD et PCI-DSS.
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Les conditions générales des deux prestataires sont disponibles ici :
‍GoCardless
Stripe
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‍Lorsque le paiement de votre commande s’effectue par carte bancaire, notre système de prise de commande se connecte en temps réel avec le système du prestataire qui collecte vos données et procède aux diverses vérifications pour éviter les abus et les fraudes. Les données sont stockées sur les serveurs de nos prestataires et ne sont à aucun moment transmises sur nos serveurs. Nos prestataires effectuent les demandes d’autorisation auprès de la banque et nous transmettent uniquement le numéro de transaction.
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Afin de vous éviter de saisir à nouveau vos coordonnées bancaires lors de prochaines commandes, vous pouvez choisir, en cochant la case d’acceptation prévue à cet effet, que vos cartes bancaires soient associées à votre compte en ligne. Elles sont enregistrées chez nos prestataires de façon sécurisée.
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Afin de pouvoir débiter le compte lors de la facturation ou de le créditer suite à un remboursement, nos prestataires conservent les données bancaires associées au n° d’autorisation, le temps nécessaire à la réalisation de la transaction et au traitement des éventuelles réclamations.

Afin de vous faire bénéficier du meilleur de notre expertise, vos Données à caractère personnel peuvent être communiquées à :
- Nos services internes : marketing, comptabilité, ressources humaines, communication, services commerciaux, service client, service qualité...
- Nos partenaires : qui peuvent traiter les Données à caractère personnel pour leur compte.
- Nos sous-Traitant : traitement vos données à caractère personnel uniquement pour le compte de la Société et selon les instructions de la Société.
- Les autres entités du groupe : qui peuvent proposer des offres complémentaires et ou accessoires à celles déjà souscrites auprès de ComptaPlace.
- Dans le cas où nous aurions à défendre nos droits en justice : vos Données à caractère personnel pourraient être transmises aux autorités et à notre défense.
- Les administrations compétentes : dans le cadre de l’exécution du contrat et selon les Services que vous avez souscrits, nous sommes dans l’obligation de transmettre certaines Données aux administrations (ex : INPI, greffes, etc.).

Lorsque nous faisons appel à de la sous-traitance, nous faisons en sorte que les relations contractuelles fassent l’objet d’un encadrement strict au sens de l’article 28 du RGPD. Dans le cadre de nos prestations de Services, nous pouvons faire appel à des Sous-Traitants pour les opérations suivantes :
- La gestion des paiements en ligne ;
- Le recouvrement des impayés ;
- La gestion des appels téléphoniques et le suivi client ;
- L’envoi de courrier par voie postale ;
- L’envoi de SMS de relance et/ou d’offres promotionnelles ;
- L’expédition des courriels de prospection commerciale ;
- L’expédition des newsletters ;
- La personnalisation des contenus du Site ;
- La réalisation d’opération de maintenance et de développement technique du Site ;
- Le recueil des avis clients ;
- La gestion de certaines tâches administratives liées au service relation client ;
- L’acquisition de nouveaux clients.

En tant que Responsable de Traitement, nous prenons toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel. Nous avons mis en place un grand nombre de mesures techniques et organisationnelles afin de limiter l’accès à vos Données à caractère personnel, cela inclut la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes et la sécurité du système informatique pour empêcher l'accès externe à vos Données à caractère personnel. L’accès à vos Données à caractère personnel est limité aux seules personnes ayant la nécessité d’en prendre connaissance.

Nous nous efforçons de conserver vos Données à caractère personnel au sein de l’Union européenne. Toutefois, de manière marginale et pour certains Services spécifiques, les Données à caractère personnel recueillies par la Société pourraient être transmises à des Sous-Traitants établis en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous veillerons à ce que des mesures adéquates soient mises en place pour garantir la sécurité de vos Données à caractère personnel et le respect de vos droits conformément à la Loi Informatique et Liberté et au Règlement Général sur la Protection des données.

Nous attirons votre attention sur les réseaux sociaux dont les liens paraissent en bas du Site et avec lesquels vous pouvez être amenés à interagir pour nous soutenir et/ou partager l’une de nos publications. Lors de votre interaction, nous ne pouvons pas être tenue comme responsable en cas de problème. Sachez que lorsque vous utilisez ces liens, des informations à votre sujet peuvent être collectées ou partagées. Nous vous encourageons à consulter les politiques et paramètres de confidentialité des réseaux sociaux avec lesquels vous interagissez, afin de connaître les informations susceptibles d'être recueillies, utilisées ou partagées par ces sites.
- LinkedIn

Afin d’améliorer l’expérience Utilisateur en cliquant sur le Site, nous pouvons être amené à utiliser pour certains Services des technologies d’intelligence artificielle notamment des technologies d’IA générative. Ces technologies peuvent inclure, notamment, des algorithmes d’apprentissage automatique, des analyses prédictives et d’autres méthodes automatisées.
Toutes les Données à caractère personnel collectées et utilisées dans ce cadre seront traitées conformément à la présente politique de protection des données.

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Date de mise en ligne de la présente politique : 30 mai 2024